Huiswerk

Vul voor de volgende keer het analysevel stuurvariabelen in (zie verderop) voor de actuele stand van je klus! Neem het mee naar de volgende bijeenkomst.

Basisritme

In het boek Draagvlak en draagkracht (11 oktober uitgedeeld) hebben we een aantal vormen van procesmanagement met elkaar vergeleken. Zie de tabel vanaf p.8. Inmiddels hebben we dit overzicht geactualiseerd.

Op basis hiervan hebben we een basisritme van procesmanagement ontwikkeld. Dat noemen we ACE – Arrangeren, Combineren, Effectueren. Samen vormen deze stappen een procesronde; je kunt diverse rondes na elkaar schakelen. Net zo lang tot een idee haalbaar is geworden, een obstakel opgeruimd, een complex besluit genomen.

Hierna volgt een korte toelichting op de processtappen en de spelregels. Voor wie meer wil: in de hoofdstukken 5 – 8 van het boek hebben we een en ander gedetailleerd uitgewerkt en onderbouwd.

Arrangeren

ACE arrangeren 72Het is belangrijk aan deze eerste ontwerpstap goed aandacht te besteden, ook al is de druk (bijvoorbeeld vanuit de opdrachtgever, maar ook vanuit jezelf) heel groot om spoorslags aan de slag te gaan en snel met resultaten thuis te komen. Het speelveld paal je af door bijvoorbeeld idee en doelen van het proces te bepalen. Ook is het zaak om aandacht te geven aan de belangen en behoeften van de spelers. Hou daarbij in het oog dat een groep procesdeelnemers te zien is als een tijdelijke gemeenschap én als tijdelijk netwerk. Het kenmerk van een gemeenschap is dat de deelnemers ideeën en doelen (waarden) delen; als netwerk beschouwd, zijn de deelnemers daarin knooppunten met andere netwerken – achterbannen, moederorganisaties, vertegenwoordigden, etc. Mét de procesdeelnemers zitten dus ook hun netwerken als het ware aan tafel, of spelen tenminste op de achtergrond een rol.

Een belangrijke reden om processen methodisch vorm te geven is dat de gang van zaken daarmee voor deelnemers inzichtelijk, transparant en in zekere mate voorspelbaar wordt. Een proces is geen prettige verblijfplaats, maar leidt tot inhoudelijke uitkomsten die worden verdeeld over de deelnemers. Die verdeling hoeft niet per sé gelijk te zijn en het kan zelfs zo zijn dat sommigen schade lijden door een uitkomst die voor anderen bevredigend is. Velen ervaren de verdelende rechtvaardigheid van het proces als hoog, sommigen als laag. Maar de pijn wordt – enigszins – verzacht of althans meer acceptabel als betrokkenen de procedurele rechtvaardigheid van het proces als hoog ervaren: dat alles netjes, open, transparant, inzichtelijk is verlopen. Een heldere methodiek helpt daarbij. En spelregels helpen daarbij in het bijzonder. Met behulp van dit analysevel kun je de stand van de spelregels in jouw proces opmaken.

Aanvullende spelregels uit de discussie:

  • geheimhouding
  • open en transparant zijn over belangen en behoeften, geen verborgen agenda
  • afspraak = afspraak. Je mag 1 keer ergens op terugkomen
  • kom voorbereid aan tafel
  • besluiten nemen we samen

NB: let er bij je procesontwerp op dat deelnemers uiteraard gevoelig zijn voor verdelende rechtvaardigheid (“krijg ik mijn deel?”), maar meer nog voor procedurele rechtvaardigheid (“zijn de spelregels nageleefd; is het proces eerlijk verlopen?”)! Zie bv ook hier.

Combineren

ACE combineren 72Inzicht in belangen en behoeften van spelers, de waarden die zij vertegenwoordigen, de ideeën en doelen die zij gemeenschappelijk hebben, en hoe zij met andere netwerken zijn verknoopt – het is allemaal van belang in de tweede ontwerpstap van ACE: Combineren. Het werkwoord verwijst naar het maken van slimme combinaties van belangen en behoeften van procesdeelnemers, zodat je belangen en behoeften die tegen elkaar in werken kun neutraliseren, die elkaar niet raken kunt respecteren, en die elkaar versterken kunt zwaluwstaarten. Het ritme is dat van divergeren, exploreren, convergeren. Zicht op stimulerende randvoorwaarden van procesdeelnemers is essentieel, zodat je kunt proberen op dat vlak symmetrie tussen deelnemers, en daarmee een level playing field, te bewerkstelligen.

Effectueren

ACE effectueren 72Een proces moet leiden tot draagvlak en draagkracht voor doelen en resultaten. Het is daarom belangrijk om de uitkomsten van de vorige twee stappen om te beginnen vast te leggen. De aard van die vastlegging varieert sterk – een mondelinge afspraak, brief, e-mail, stuk in de krant (mét foto), vermelding op een website of sociaal medium, vergaderverslag, convenant, pact… (zijn we in Nederland dol op: google maar eens op “pact van”). Zo’n vastlegging is veelal onderwerp van besluitvorming – door procesdeelnemers, hun organisaties, hun achterbannen. En een van de kwaliteitscriteria waar je een besluit aan kan toetsen, is dat het ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Om dat bij te houden moet je ook afspraken maken over de opvolging ervan.

Effectueren is in zoverre een kwetsbare stap, dat veel processen ophouden bij de vastlegging van procesuitkomsten om daarna te verzanden in de opgave, over die vastlegging besluitvorming te organiseren. Opvolging is dan welhaast een onmogelijke opgave. Daarvoor zijn vele en gevarieerde oorzaken aan te wijzen. Het is de kunst dat vroegtijdig te doen, bijvoorbeeld met behulp van een pre mortemanalyse, ook wel het causaal veldmodel genoemd.

Stuurvariabelen P R O C E S

ACE sturen PROCES 72We onderscheiden zes stuurvariabelen die samen het acroniem PROCES vormen: Projectie, Ruil, Overdracht, Criteria, Entree en Snelheid. De plaatjes verwijzen naar websites die de stuurvariabelen en hun werking aardig illustreren. Met behulp van dit analysevel kun je de stand van zaken op een rij zetten voor wat betreft jouw toepassing van de stuurvariabelen – wat heb je op orde, wat nog niet en hoe kijken anderen daar tegenaan?

Projectie

Ruil

Overdracht

Criteria

Entree

Snelheid